Datenschutz
Sie erfassen Ihre Prozesse, Rollen und Risiken bei uns. Hier steht, was wir mit diesen Daten tun, was wir wie lange speichern und welche anderen Parteien eine Rolle spielen.
Zuletzt aktualisiert: 1. November 2026.
Wer wofür verantwortlich ist
Proceshuis ist ein Produkt von aipox. Für die Daten, die Ihre Organisation in Proceshuis erfasst, ist Ihre Organisation der Verantwortliche und wir sind der Auftragsverarbeiter: Wir verarbeiten sie nur, um den Dienst zu erbringen, nie für eigene Zwecke, und wir verkaufen oder teilen sie nicht.
Für unsere eigene Verwaltung (Verträge, Rechnungen, Kundenkontakt) und für diese Website sind wir selbst der Verantwortliche.
Welche Daten, und wie lange
Ihr Konto
Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Organisationen und Ihre Rolle darin. Sie melden sich mit einem Code an, den wir an diese Adresse senden; ein Passwort gibt es nicht. Ein Gastkonto für das öffentliche Beispiel wird nach 7 Tagen entfernt.
Das Prozesshaus Ihrer Organisation
Prozesse, RASCI, Risiken, Kontrollen, KPIs, Arbeitsanweisungen und Stammdaten. Darin können Namen von Funktionen oder Mitarbeitenden stehen; das entscheidet Ihre Organisation. Diese Daten bleiben, solange Ihre Organisation sie aufbewahrt.
Das Aktivitätsprotokoll
Wer wann was im Prozesshaus und bei Mitgliedern und Rollen geändert hat. Das Protokoll wird 12 Kalendermonate aufbewahrt und danach automatisch gelöscht.
Technische Protokolle
Zur Fehlerbehebung protokollieren wir je Anfrage den Pfad, die Zeit und eine Anfragenummer. Diese Protokolle enthalten keine IP-Adressen und keine Suchbegriffe.
Diese Website
Keine Cookies, kein Tracking und keine Anfragen an andere Parteien: Auch die Schrift liegt auf unserem eigenen Server.
Unterauftragsverarbeiter
Das sind alle Parteien, die in unserem Auftrag Daten aus Proceshuis verarbeiten. Es sind bewusst wenige.
| Partei | Wofür | Welche Daten | Wo | Wann |
|---|---|---|---|---|
| Eigenes Hosting | Die App, die Datenbank und die Backups laufen auf einem Server, den wir selbst betreiben; dazwischen steht kein Cloud-Anbieter. | Alle Daten der App | Niederlande: eigene Server in ’s-Gravenzande (Westland), mit einer verschlüsselten Backup-Kopie an einem zweiten Standort in den Niederlanden | Immer |
| Resend | Der Versand von E-Mails: Anmeldecodes, Einladungen und Bestätigungscodes. | Die E-Mail-Adresse des Empfängers und der Inhalt dieser E-Mail | EU (Irland) | Immer; ohne E-Mail kann sich niemand anmelden |
| Der KI-Anbieter, den Ihre Organisation wählt (derzeit Anthropic) | Die KI-Funktionen, etwa die Aktivitätsprüfung und die APQC-Vorschläge. | Der Text, den Sie für diese Funktion mitsenden, etwa Namen und Beschreibungen von Prozessen | Nach den Bedingungen des Anbieters; bei Anthropic kann das außerhalb der EU sein | Nur wenn ein Eigentümer Ihrer Organisation KI mit einem eigenen Schlüssel einschaltet. Ihre Organisation hat dann selbst einen Vertrag mit diesem Anbieter. Ist KI aus, wird nichts gesendet. |
Kommt ein Unterauftragsverarbeiter hinzu oder ändert sich einer, steht das zuerst auf dieser Seite und unter „Was ist neu“ in der App, bevor diese Partei Daten erhält. Einwände oder Fragen? Schreiben Sie an info@proceshuis.com.
Sicherheit, Backups und Datenpannen
Wie wir die App absichern und prüfen, steht auf der Seite Sicherheit.
Wir erstellen mindestens alle 4 Stunden ein Backup, sodass bei einer Störung höchstens die Änderungen der letzten 4 Stunden verloren gehen, und wir stellen den Dienst innerhalb von 4 Stunden wieder her. Jedes Backup enthält die Datenbank, wie sie zu diesem Zeitpunkt war. Wir bewahren Backups höchstens 6 Monate auf: auf den eigenen Servern 14 Tage lang täglich, 8 Wochen lang wöchentlich und 3 Monate lang monatlich, und die verschlüsselte Kopie am zweiten Standort behält 6 Monate lang ein Backup pro Monat. Danach werden sie gelöscht.
Stellen wir eine Datenpanne fest, die Daten Ihrer Organisation betrifft, melden wir sie Ihrer Organisation so schnell wie möglich, mit dem, was wir wissen und tun. Ihre Organisation entscheidet dann, ob die Panne der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) gemeldet werden muss; wir helfen dabei.
Ihre Rechte
Möchten Sie Ihre Daten einsehen, berichtigen oder löschen lassen? Für Daten im Prozesshaus Ihrer Organisation wenden Sie sich an Ihre Organisation; sie kann das selbst in Proceshuis tun, und wir unterstützen sie. Für unsere eigene Verwaltung schreiben Sie an info@proceshuis.com.
Sind Sie mit unserem Umgang mit Ihren Daten nicht einverstanden, können Sie sich bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) beschweren.