Privacy
Je legt je processen, rollen en risico's bij ons vast. Hier staat wat we met die gegevens doen, wat we bewaren en hoe lang, en welke andere partijen er een rol in spelen.
Laatst bijgewerkt: 1 november 2026.
Wie is waarvoor verantwoordelijk
Proceshuis is een product van aipox. Voor de gegevens die jouw organisatie in Proceshuis vastlegt, is jouw organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker: we verwerken ze alleen om de dienst te leveren, niet voor eigen doelen, en we verkopen of delen ze niet.
Voor onze eigen administratie (contracten, facturen, contact met klanten) en voor deze website zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke.
Welke gegevens, en hoe lang
Je account
Je naam, je e-mailadres, je organisaties en je rol daarin. Je logt in met een code die we naar dat adres mailen; er is geen wachtwoord. Een gastaccount voor het openbare voorbeeld wordt na 7 dagen opgeruimd.
Het proceshuis van je organisatie
Processen, RASCI, risico's, beheersmaatregelen, KPI's, werkinstructies en masterdata. Daar kunnen namen van functies of medewerkers in staan; dat bepaalt je organisatie zelf. Deze gegevens blijven zolang je organisatie ze bewaart.
Het activiteitenlog
Wie wat wanneer wijzigde in het proceshuis en in de leden en rollen. Het log wordt 12 kalendermaanden bewaard en daarna automatisch verwijderd.
Technische logs
Om storingen op te lossen loggen we per verzoek het pad, de tijd en een verzoeknummer. In die logs staan geen IP-adressen en geen zoektermen.
Deze website
Geen cookies, geen tracking en geen verzoeken naar andere partijen: ook het lettertype staat op onze eigen server.
Subverwerkers
Dit zijn alle partijen die namens ons gegevens uit Proceshuis verwerken. Er zijn er bewust weinig.
| Partij | Waarvoor | Welke gegevens | Waar | Wanneer |
|---|---|---|---|---|
| Eigen hosting | De app, de database en de back-ups draaien op een eigen server die wij zelf beheren; er is geen cloudaanbieder tussen. | Alle gegevens van de app | Nederland: eigen servers in 's-Gravenzande (Westland), met een versleutelde back-upkopie op een tweede locatie in Nederland | Altijd |
| Resend | Het versturen van e-mail: inlogcodes, uitnodigingen en bevestigingscodes. | Het e-mailadres van de ontvanger en de inhoud van die mail | EU (Ierland) | Altijd; zonder mail kan niemand inloggen |
| De AI-aanbieder die je organisatie kiest (nu Anthropic) | De AI-functies, zoals de activiteitencheck en de APQC-suggesties. | De tekst die je voor die functie meestuurt, zoals de namen en omschrijvingen van processen | Volgens de voorwaarden van de aanbieder; bij Anthropic kan dat buiten de EU zijn | Alleen als een eigenaar van je organisatie AI aanzet met een eigen sleutel. Je organisatie heeft dan zelf een overeenkomst met die aanbieder. Staat AI uit, dan gaat er niets heen. |
Komt er een subverwerker bij of verandert er een, dan zetten we dat eerst op deze pagina en in "Wat is er nieuw" in de app, vóór die partij gegevens krijgt. Bezwaar of vragen? Mail info@proceshuis.com.
Beveiliging, back-ups en datalekken
Hoe we de app beveiligen en toetsen, lees je op de pagina Beveiliging.
We maken minstens elke 4 uur een back-up, zodat bij een storing hoogstens de laatste 4 uur aan wijzigingen verloren kan gaan, en we herstellen de dienst binnen 4 uur. Elke back-up bevat de database zoals die op dat moment was. We bewaren back-ups hoogstens 6 maanden: op de eigen servers 14 dagen elke dag, 8 weken elke week en 3 maanden elke maand, en de versleutelde kopie op de tweede locatie houdt 6 maanden lang één back-up per maand. Daarna worden ze verwijderd.
Merken we een datalek dat gegevens van jouw organisatie raakt, dan melden we dat zo snel mogelijk aan je organisatie, met wat we weten en wat we doen. Je organisatie beslist dan of het lek bij de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld moet worden; wij helpen daarbij.
Je rechten
Wil je je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen? Voor gegevens in het proceshuis van je organisatie vraag je dat aan je organisatie; die kan het zelf in Proceshuis doen, en wij helpen haar daarbij. Voor onze eigen administratie mail je info@proceshuis.com.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.