Methodik
Zweck
Das Prozesshaus ist das Gerüst des Prozessmanagements: Es zeigt, welche Prozesse Ihre Organisation hat, wie sie zusammenhängen und wo Verantwortung, Risiken, Kontrollen, KPIs, Arbeitsanweisungen und Verbesserungen ansetzen. Die App reicht bewusst nur bis zum Prozess: Aufgaben, Bildschirmschritte und Detailabläufe gehören in die Arbeitsanweisung, eine SOP, eine Schulung oder ein BPMN-Detailmodell.
Arten von Elementen
Die Art eines Elements bestimmt, was es ist und welche Felder es hat, nicht seine Tiefe im Baum. Ein Element, das gliedert, ist ein Wertstrom (ganz oben) oder eine Prozessgruppe; ein Element mit Arbeitsdaten ist ein Prozess, und die abweichenden Ausführungen darunter heißen Prozessvarianten.
Wertstrom und Prozessgruppe
Hilft beim Finden, Verstehen und Abgrenzen. Trägt keine BPM-Arbeitsdaten: Name, Beschreibung und optional Wertstromkontext (Start, Ende, primärer Wert).
- Benennung
- Freier Name
- Beispiele
- Lead-to-customer, Procure-to-pay, Stammdaten einrichten
Prozess
Die steuerbare Arbeitsebene: ein Arbeitspaket mit genau einer Responsible- und einer Accountable-Rolle, mit Input und Output, Systemen, KPIs, Risiken, Kontrollen, APQC und einer Arbeitsanweisung. Hier steht das Was und Warum; das Wie steht in der Arbeitsanweisung.
- Benennung
- Verb und Arbeitsobjekt, in der Reihenfolge, die Ihr Administrator festlegt
- Beispiele
- Lieferant anlegen, Sourcing-Event erstellen, Angebot vergleichen
Prozess
Bündelt Prozessvarianten, die inhaltlich zusammengehören. Entsteht, wenn ein Prozess Prozessvarianten bekommt; die Prozessvarianten tragen dann die Daten der Arbeitsebene.
- Benennung
- Verb und Arbeitsobjekt
- Beispiele
- Angebot erstellen, Artikel anlegen
Prozessvariante
Eine Ausführung unter einem Prozess, nur wenn sie wirklich abweicht: nach Kunde, Land, Kanal, Gesetzgebung, Systemeinrichtung oder einer anderen Arbeitsanweisung. Eine Prozessvariante bleibt systemunabhängig.
- Benennung
- Verb und Arbeitsobjekt, mit dem Variantennamen in Klammern
- Beispiele
- Angebot erstellen (Webshop), Artikel anlegen (Verpackung), Ausschreibung starten (RFQ)
Nummerierung
Ein Code ist eine Folge punktgetrennter Segmente von 01 bis 99, eines pro Ebene, ohne feste Anzahl Ebenen: 02, 02.03, 02.03.01. Ein neues Element erhält die erste freie Nummer unter seinem übergeordneten Element; die App vergibt sie. So bleibt der Baum kompakt und sortierbar.
Bekommt ein Prozess Prozessvarianten, tragen die Prozessvarianten die Daten. Legen Sie eine Prozessvariante nur an, wenn die Ausführung wirklich abweicht.
Status
Prozesse und Prozessvarianten haben je einen von fünf Status. Die übliche Reihenfolge ist Entwurf, In Prüfung, Genehmigt, Veröffentlicht; Außer Betrieb gilt für das, was nicht mehr aktiv verwaltet wird. Der Status ist informativ: Ein Administrator darf jeden Status wählen.
Governance und Außerbetriebnahme
Ein Prozesshaus ist keine statische Liste, sondern ein verwaltetes Modell. Der Prozessverantwortliche ist für den Inhalt zuständig; der Administrator des Prozesshauses achtet auf Struktur, Standards und Qualität. Reviews stehen im Review-Kalender, Änderungen im Audit-Protokoll.
Außerbetriebnahme ist ausdrücklich, nie ein stilles Löschen. Ein Prozess oder eine Prozessvariante wird außer Betrieb genommen, wenn:
- das Arbeitsobjekt nicht mehr relevant ist;
- die Arbeitsweise vollständig ersetzt wurde;
- die Arbeit automatisiert ist und nicht mehr eigenständig verwaltet wird;
- der Prozess für Audit oder Compliance bestehen bleiben muss, aber nicht mehr operativ verwaltet wird.
Qualitätsregeln
- Nehmen Sie ein Element nur auf, wenn es bei der Navigation hilft oder echte BPM-Daten trägt.
- Prozessnamen sind kurz, aktiv und fachlich, nie Systemnamen.
- Wertströme und Prozessgruppen pflegen Name, Beschreibung und Umfang; RASCI, KPIs, Risiken, Kontrollen, APQC und Arbeitsanweisungen werden für Prozesse erfasst.
- Ein Prozess hat genau eine Responsible- und eine Accountable-Rolle.
- Ein Prozess bündelt Prozessvarianten, die inhaltlich zusammengehören.
- Aufgaben werden nicht gesondert erfasst; sie gehören in die Arbeitsanweisung, eine SOP, eine Schulung oder ein BPMN-Detailmodell.
- Variantendaten beschreiben das Was und Warum; die Arbeitsanweisung beschreibt das Wie.
- Arbeitsanweisungen sind pflegbar und prüfbar, mit einem Review-Datum.
Benchmarking (APQC)
Das APQC Process Classification Framework ist ein Referenzrahmen: Ihre eigene Prozessstruktur bleibt maßgeblich, APQC kommt als Referenz hinzu, nicht als Ersatz. Verknüpfen Sie vor allem Prozesse; höhere Ebenen zeigen die Abdeckung darunter.
Lean in Ihrem Prozesshaus
Lean betrachtet Arbeit als Kette, die einem Kunden Wert liefert. Ihr Prozesshaus hat die Felder dafür schon: Sie müssen nichts zusätzlich pflegen.
SIPOC liest einen Prozess vom Lieferanten bis zum Kunden:
- Lieferant
- wer den Input liefert: der vorige Schritt in einer Route oder eine Rolle in der RASCI.
- Input
- was der Prozess braucht, um zu beginnen: das Feld Input.
- Prozess
- was geschieht: Name und Beschreibung vom Prozess.
- Output
- was der Prozess liefert: das Feld Output.
- Kunde
- wer den Output erhält: der nächste Schritt in einer Route oder eine Rolle in der RASCI.
Der Reviewzyklus von Governance ist der PDCA-Kreis von Deming: Plan (ein Review im Reviewkalender einplanen), Do (so arbeiten, wie das Prozesshaus es beschreibt), Check (das Review, mit den Qualitätssignalen) und Act (aktualisieren und erneut veröffentlichen). So bleibt das Prozesshaus nah an der Praxis.