Methodiek

Doel

Het proceshuis is de kapstok voor procesmanagement: het laat zien welke processen je organisatie heeft, hoe ze samenhangen en waar eigenaarschap, risico's, controls, KPI's, werkinstructies en verbeterpunten aan hangen. De app stopt bewust bij het proces: taken, schermhandelingen en detailstappen horen in de werkinstructie, een SOP, een training of een BPMN-detailmodel.

Soorten onderdelen

De soort van een onderdeel bepaalt wat het is en welke velden het heeft, niet de diepte in de boom. Een onderdeel dat ordent is een waardestroom (bovenaan) of een procesgroep; een onderdeel met werkgegevens is een proces, en de afwijkende uitvoeringen eronder heten procesvarianten.

Nummering

Een code is een reeks punt-gescheiden segmenten van 01 tot 99, één per laag, zonder vast aantal lagen: 02, 02.03, 02.03.01. Een nieuw onderdeel krijgt het eerste vrije nummer onder het bovenliggende onderdeel; de app kent het toe. Zo blijft de boom compact en sorteerbaar.

Krijgt een proces procesvarianten, dan dragen de procesvarianten de gegevens. Maak alleen een procesvariant als de uitvoering echt verschilt.

Status

Elk proces, met of zonder procesvarianten, en elke procesvariant heeft één van vijf statussen. De gebruikelijke volgorde is Concept, In review, Goedgekeurd, Gepubliceerd; Uitgefaseerd is voor wat niet meer actief wordt beheerd. De status is informatief: een beheerder mag elke status kiezen.

Governance en uitfasering

Een proceshuis is geen statische lijst maar een beheerd model. De proceseigenaar is inhoudelijk verantwoordelijk; de beheerder van het proceshuis bewaakt structuur, standaarden en kwaliteit. Reviews staan in de reviewkalender, wijzigingen in de audit.

Uitfaseren is expliciet, geen stille verwijdering. Een proces of procesvariant wordt uitgefaseerd als:

• het werkobject niet meer relevant is;
• de werkwijze volledig is vervangen;
• het werk is geautomatiseerd en niet meer zelfstandig wordt beheerd;
• het proces voor audit of compliance moet blijven bestaan, maar niet meer operationeel wordt beheerd.

Kwaliteitsregels

• Neem een onderdeel alleen op als het helpt navigeren of echte BPM-gegevens draagt.
• Procesnamen zijn kort, actief en zakelijk, nooit systeemnamen.
• Waardestromen en procesgroepen houden naam, omschrijving en scope bij; RASCI, KPI's, risico's, controls, APQC en werkinstructies horen op processen.
• Een proces heeft precies één Responsible en één Accountable rol.
• Een proces bundelt procesvarianten die inhoudelijk bij elkaar horen.
• Taken leg je niet apart vast; ze horen in de werkinstructie, een SOP, een training of een BPMN-detailmodel.
• Variantgegevens beschrijven wat en waarom; de werkinstructie beschrijft hoe.
• Werkinstructies zijn onderhoudbaar en controleerbaar, met een reviewdatum.

Benchmarking (APQC)

Het APQC Process Classification Framework is een referentiekader: je eigen processtructuur blijft leidend, APQC komt erbij als referentie, niet als vervanging. Koppel vooral processen; hogere lagen tonen de dekking eronder.

Lean in je proceshuis

Lean kijkt naar werk als een keten die waarde levert aan een klant. Je proceshuis heeft de velden daarvoor al: je hoeft er niets extra's voor bij te houden.

SIPOC leest een proces van leverancier tot klant:

Leverancier

wie de input levert: de vorige stap in een route, of een rol in de RASCI.

Input

wat het proces nodig heeft om te beginnen: het veld Input.

Proces

wat er gebeurt: de naam en de omschrijving van het proces.

Output

wat het proces oplevert: het veld Output.

Klant

wie de output ontvangt: de volgende stap in een route, of een rol in de RASCI.

De reviewcyclus van Governance is de PDCA-cirkel van Deming: plan (een review inplannen in de Reviewkalender), do (werken zoals het proceshuis het beschrijft), check (de review, met de kwaliteitssignalen) en act (bijwerken en opnieuw publiceren). Zo blijft het proceshuis bij de praktijk.