Metodología
Propósito
La casa de procesos es la columna vertebral de la gestión de procesos: muestra qué procesos tiene tu organización, cómo se relacionan y dónde se vinculan responsabilidades, riesgos, controles, KPI, instrucciones de trabajo y mejoras. La aplicación se detiene a propósito en el proceso: las tareas, los pasos en pantalla y los flujos detallados van en la instrucción de trabajo, un SOP, una formación o un modelo BPMN detallado.
Tipos de elementos
El tipo de un elemento determina qué es y qué campos tiene, no su profundidad en el árbol. Un elemento que estructura es un flujo de valor (en lo más alto) o un grupo de procesos; un elemento con datos de trabajo es un proceso, y las formas de ejecución distintas que tiene debajo se llaman variantes de proceso.
Flujo de valor y grupo de procesos
Ayuda a encontrar, entender y delimitar. No lleva datos de trabajo BPM: nombre, descripción y opcionalmente el contexto de la cadena de valor (inicio, fin, valor principal).
- Nomenclatura
- Nombre libre
- Ejemplos
- Lead-to-customer, Procure-to-pay, Configurar datos maestros
Proceso
El nivel de trabajo gestionable: un paquete de trabajo con exactamente un rol Responsible y un rol Accountable, con entradas y salidas, sistemas, KPI, riesgos, controles, APQC y una instrucción de trabajo. Aquí va el qué y el porqué; el cómo está en la instrucción de trabajo.
- Nomenclatura
- Verbo y objeto de trabajo, en el orden que fija tu administrador
- Ejemplos
- Crear proveedor, Preparar evento de sourcing, Comparar oferta
Proceso
Agrupa variantes de proceso con un contenido común. Surge cuando un proceso recibe variantes de proceso; las variantes de proceso llevan entonces los datos del nivel de trabajo.
- Nomenclatura
- Verbo y objeto de trabajo
- Ejemplos
- Hacer oferta, Crear artículo
Variante de proceso
Una forma de ejecución bajo un proceso, solo si de verdad difiere: por cliente, país, canal, legislación, configuración del sistema u otra instrucción de trabajo. Una variante de proceso sigue siendo independiente del sistema.
- Nomenclatura
- Verbo y objeto de trabajo, con el nombre de la variante entre paréntesis
- Ejemplos
- Hacer oferta (tienda online), Crear artículo (embalaje), Lanzar licitación (RFQ)
Numeración
Un código es una serie de segmentos de 01 a 99 separados por puntos, uno por nivel, sin un número fijo de niveles: 02, 02.03, 02.03.01. Un elemento nuevo recibe el primer número libre bajo el elemento padre; la aplicación lo asigna. Así el árbol sigue compacto y ordenable.
Cuando un proceso recibe variantes de proceso, las variantes de proceso llevan los datos. Crea una variante de proceso solo si la ejecución realmente difiere.
Estado
Un proceso (con o sin variantes de proceso) o una variante de proceso tiene uno de cinco estados. El orden habitual es Borrador, En revisión, Aprobado, Publicado; Retirado es para lo que ya no se gestiona activamente. El estado es informativo: un administrador puede elegir cualquier estado.
Gobernanza y retirada
Una casa de procesos no es una lista estática sino un modelo gestionado. El propietario del proceso responde del contenido; el administrador de la casa de procesos vela por la estructura, los estándares y la calidad. Las revisiones están en el calendario de revisiones, los cambios en la auditoría.
Retirar es explícito, nunca un borrado silencioso. Un proceso o variante de proceso se retira cuando:
- el objeto de trabajo ya no es relevante;
- la forma de trabajar se ha sustituido por completo;
- el trabajo se ha automatizado y ya no se gestiona por sí mismo;
- el proceso debe seguir existiendo por auditoría o cumplimiento, pero ya no se gestiona operativamente.
Reglas de calidad
- Incluye un elemento solo si ayuda a navegar o lleva datos BPM reales.
- Los nombres de procesos son cortos, activos y de negocio, nunca nombres de sistemas.
- En los flujos de valor y los grupos de procesos se mantienen nombre, descripción y alcance; RASCI, KPI, riesgos, controles, APQC e instrucciones de trabajo van en los procesos.
- Un proceso tiene exactamente un rol Responsible y un rol Accountable.
- Un proceso agrupa variantes de proceso con un contenido común.
- Las tareas no se registran por separado; van en la instrucción de trabajo, un SOP, una formación o un modelo BPMN detallado.
- Los datos de variante describen el qué y el porqué; la instrucción de trabajo describe el cómo.
- Las instrucciones de trabajo son mantenibles y auditables, con una fecha de revisión.
Benchmarking (APQC)
El Process Classification Framework de APQC es un marco de referencia: tu propia estructura de procesos sigue mandando, APQC se añade como referencia, no como sustituto. Vincula sobre todo procesos; los niveles superiores muestran la cobertura que hay debajo.
Lean en tu casa de procesos
Lean ve el trabajo como una cadena que aporta valor a un cliente. Tu casa de procesos ya tiene los campos para ello: no hay nada más que mantener.
SIPOC lee un proceso del proveedor al cliente:
- Proveedor
- quién entrega la entrada: el paso anterior de una ruta, o un rol del RASCI.
- Entrada
- lo que el proceso necesita para empezar: el campo Entrada.
- Proceso
- lo que ocurre: el nombre y la descripción del proceso.
- Salida
- lo que el proceso entrega: el campo Salida.
- Cliente
- quién recibe la salida: el paso siguiente de una ruta, o un rol del RASCI.
El ciclo de revisión de Gobernanza es el círculo PDCA de Deming: plan (programar una revisión en el Calendario de revisiones), do (trabajar como lo describe la casa de procesos), check (la revisión, con las señales de calidad) y act (actualizar y publicar de nuevo). Así la casa de procesos sigue cerca de la práctica.