Méthode
Objectif
La maison des processus est l'ossature de la gestion des processus : elle montre quels processus votre organisation possède, comment ils s'articulent et où se rattachent responsabilités, risques, contrôles, KPI, instructions de travail et améliorations. L'application s'arrête volontairement au processus : les tâches, les manipulations d'écran et les flux détaillés relèvent de l'instruction de travail, d'une SOP, d'une formation ou d'un modèle BPMN détaillé.
Types d'éléments
Le type d'un élément détermine ce qu'il est et quels champs il porte, pas sa profondeur dans l'arbre. Un élément qui structure est une chaîne de valeur (au sommet) ou un groupe de processus ; un élément avec des données de travail est un processus, et les façons d'exécuter qui s'en écartent, en dessous, sont des variantes de processus.
Chaîne de valeur et groupe de processus
Aide à trouver, comprendre et délimiter. Ne porte pas de données de travail BPM : nom, description et, pour une chaîne de valeur, éventuellement son contexte (début, fin, valeur principale).
- Nommage
- Nom libre
- Exemples
- Lead-to-customer, Procure-to-pay, Configurer les données de référence
Processus
Le niveau de travail pilotable : un ensemble de travail avec exactement un rôle Responsible et un rôle Accountable, avec entrées et sorties, systèmes, KPI, risques, contrôles, APQC et une instruction de travail. On y décrit le quoi et le pourquoi ; le comment figure dans l'instruction de travail.
- Nommage
- Verbe et objet de travail, dans l'ordre défini par votre administrateur
- Exemples
- Créer fournisseur, Préparer événement de sourcing, Comparer devis
Processus
Regroupe des variantes de processus qui vont ensemble. Apparaît quand un processus reçoit des variantes de processus ; les variantes de processus portent alors les données du niveau de travail.
- Nommage
- Verbe et objet de travail
- Exemples
- Établir devis, Créer article
Variante de processus
Une exécution particulière sous un processus, seulement si elle diffère vraiment : selon le client, le pays, le canal, la législation, la configuration du système ou une autre instruction de travail. Une variante de processus ne dépend pas du système.
- Nommage
- Verbe et objet de travail, avec le nom de la variante entre parenthèses
- Exemples
- Établir devis (boutique en ligne), Créer article (emballage), Lancer appel d'offres (RFQ)
Numérotation
Un code est une suite de segments de 01 à 99 séparés par des points, un par niveau, sans nombre fixe de niveaux : 02, 02.03, 02.03.01. Un nouvel élément reçoit le premier numéro libre sous l'élément parent ; l'application l'attribue. L'arbre reste ainsi compact et triable.
Quand un processus reçoit des variantes de processus, les variantes de processus portent les données. Ne créez une variante de processus que si l'exécution diffère vraiment.
Statut
Un processus (avec ou sans variantes de processus) ou une variante de processus a l'un de cinq statuts. L'ordre habituel est Brouillon, En revue, Approuvé, Publié ; Retiré concerne ce qui n'est plus géré activement. Le statut est informatif : un administrateur peut choisir n'importe quel statut.
Gouvernance et retrait
Une maison des processus n'est pas une liste statique mais un modèle géré. Le propriétaire du processus est responsable du contenu ; l'administrateur de la maison des processus veille à la structure, aux standards et à la qualité. Les revues figurent dans le calendrier des revues, les modifications dans la piste d'audit.
Le retrait est explicite, jamais une suppression silencieuse. On retire un processus ou une variante de processus quand :
- l'objet de travail n'est plus pertinent ;
- la façon de travailler a été entièrement remplacée ;
- le travail est automatisé et n'est plus géré de façon autonome ;
- le processus doit subsister pour l'audit ou la conformité, mais n'est plus géré de manière opérationnelle.
Règles de qualité
- N'ajoutez un élément que s'il aide à naviguer ou porte de vraies données BPM.
- Les noms de processus sont courts, actifs et métier, jamais des noms de systèmes.
- Pour les chaînes de valeur et les groupes de processus, on tient nom, description et périmètre ; RASCI, KPI, risques, contrôles, APQC et instructions de travail vont sur les processus.
- Un processus a exactement un rôle Responsible et un rôle Accountable.
- Un processus regroupe des variantes de processus qui vont ensemble.
- Les tâches ne sont pas enregistrées séparément ; elles relèvent de l'instruction de travail, d'une SOP, d'une formation ou d'un modèle BPMN détaillé.
- Les données de variante décrivent le quoi et le pourquoi ; l'instruction de travail décrit le comment.
- Les instructions de travail sont maintenables et auditables, avec une date de revue.
Benchmarking (APQC)
Le Process Classification Framework d'APQC est un cadre de référence : votre propre structure de processus reste prioritaire, APQC s'ajoute comme référence, pas comme remplacement. Liez surtout les processus ; les niveaux supérieurs montrent la couverture en dessous.
Le Lean dans votre maison des processus
Le Lean voit le travail comme une chaîne qui apporte de la valeur à un client. Votre maison des processus a déjà les champs pour cela : rien de plus à tenir à jour.
SIPOC lit un processus du fournisseur au client :
- Fournisseur
- qui fournit l’entrée : l’étape précédente d’un parcours, ou un rôle du RASCI.
- Entrée
- ce dont le processus a besoin pour commencer : le champ Entrée.
- Processus
- ce qui se passe : le nom et la description du processus.
- Sortie
- ce que le processus produit : le champ Sortie.
- Client
- qui reçoit la sortie : l’étape suivante d’un parcours, ou un rôle du RASCI.
Le cycle de revue de la Gouvernance est la roue PDCA de Deming : plan (planifier une revue dans le Calendrier des revues), do (travailler comme la maison des processus le décrit), check (la revue, avec les signaux de qualité) et act (mettre à jour et publier à nouveau). La maison des processus reste ainsi proche de la pratique.