Metodo
Scopo
La casa dei processi è l'ossatura della gestione dei processi: mostra quali processi ha la tua organizzazione, come sono collegati e dove si agganciano responsabilità, rischi, controlli, KPI, istruzioni di lavoro e miglioramenti. L'app si ferma di proposito al processo: compiti, passaggi a schermo e flussi dettagliati appartengono all'istruzione di lavoro, a una SOP, a una formazione o a un modello BPMN di dettaglio.
Tipi di elementi
Il tipo di un elemento determina che cosa è e quali campi ha, non la sua profondità nell'albero. Un elemento che dà struttura è un flusso di valore (in cima) o un gruppo di processi; un elemento con dati di lavoro è un processo, e le esecuzioni diverse che stanno sotto si chiamano varianti di processo.
Flusso di valore e gruppo di processi
Aiuta a trovare, capire e delimitare. Non porta dati di lavoro BPM: nome, descrizione ed eventualmente il contesto del flusso di valore (inizio, fine, valore principale).
- Denominazione
- Nome libero
- Esempi
- Lead-to-customer, Procure-to-pay, Configurare dati anagrafici
Processo
Il livello di lavoro gestibile: un pacchetto di lavoro con esattamente un ruolo Responsible e un ruolo Accountable, con input e output, sistemi, KPI, rischi, controlli, APQC e un'istruzione di lavoro. Qui stanno il cosa e il perché; il come sta nell'istruzione di lavoro.
- Denominazione
- Verbo e oggetto di lavoro, nell'ordine scelto dal tuo amministratore
- Esempi
- Creare fornitore, Preparare evento di sourcing, Confrontare offerta
Processo
Raggruppa varianti di processo che vanno insieme. Nasce quando un processo riceve varianti di processo; le varianti di processo portano allora i dati del livello di lavoro.
- Denominazione
- Verbo e oggetto di lavoro
- Esempi
- Fare offerta, Creare articolo
Variante di processo
Un'esecuzione sotto un processo, solo se differisce davvero: per cliente, paese, canale, normativa, configurazione del sistema o un'altra istruzione di lavoro. Una variante di processo resta indipendente dal sistema.
- Denominazione
- Verbo e oggetto di lavoro, con il nome della variante di processo tra parentesi
- Esempi
- Fare offerta (negozio online), Creare articolo (imballaggio), Indire gara (RFQ)
Numerazione
Un codice è una serie di segmenti da 01 a 99 separati da punti, uno per livello, senza un numero fisso di livelli: 02, 02.03, 02.03.01. Un nuovo elemento riceve il primo numero libero sotto l'elemento padre; lo assegna l'app. Così l'albero resta compatto e ordinabile.
Quando un processo riceve varianti di processo, sono le varianti di processo a portare i dati. Crea una variante di processo solo se l'esecuzione differisce davvero.
Stato
Un processo (anche con varianti di processo) o una variante di processo ha uno di cinque stati. L'ordine abituale è Bozza, In revisione, Approvato, Pubblicato; Dismesso è per ciò che non è più gestito attivamente. Lo stato è informativo: un amministratore può scegliere qualsiasi stato.
Governance e dismissione
Una casa dei processi non è un elenco statico ma un modello gestito. Il responsabile del processo risponde del contenuto; l'amministratore della casa dei processi cura struttura, standard e qualità. Le revisioni sono nel calendario delle revisioni, le modifiche nell'audit.
La dismissione è esplicita, mai una cancellazione silenziosa. Si dismette un processo o una variante di processo quando:
- l'oggetto di lavoro non è più rilevante;
- il modo di lavorare è stato completamente sostituito;
- il lavoro è automatizzato e non è più gestito autonomamente;
- il processo deve restare per audit o conformità, ma non è più gestito operativamente.
Regole di qualità
- Includi un elemento solo se aiuta a navigare o porta veri dati BPM.
- I nomi dei processi sono brevi, attivi e di business, mai nomi di sistemi.
- Un flusso di valore o un gruppo di processi tiene solo nome, descrizione e ambito; RASCI, KPI, rischi, controlli, APQC e istruzioni di lavoro appartengono al processo.
- Un processo ha esattamente un ruolo Responsible e un ruolo Accountable.
- Un processo raggruppa varianti di processo che vanno insieme.
- I compiti non si registrano a parte; appartengono all'istruzione di lavoro, a una SOP, a una formazione o a un modello BPMN di dettaglio.
- I dati di variante descrivono il cosa e il perché; l'istruzione di lavoro descrive il come.
- Le istruzioni di lavoro sono manutenibili e verificabili, con una data di revisione.
Benchmarking (APQC)
Il Process Classification Framework di APQC è un quadro di riferimento: la tua struttura dei processi resta prioritaria, APQC si aggiunge come riferimento, non come sostituto. Collega soprattutto i processi; i livelli superiori mostrano la copertura sottostante.
Il Lean nella tua casa dei processi
Il Lean vede il lavoro come una catena che porta valore a un cliente. La tua casa dei processi ha già i campi per farlo: non c’è nulla in più da tenere aggiornato.
SIPOC legge un processo dal fornitore al cliente:
- Fornitore
- chi fornisce l’input: il passo precedente di un percorso, o un ruolo nella RASCI.
- Input
- ciò che serve al processo per iniziare: il campo Input.
- Processo
- ciò che accade: il nome e la descrizione del processo.
- Output
- ciò che il processo produce: il campo Output.
- Cliente
- chi riceve l’output: il passo successivo di un percorso, o un ruolo nella RASCI.
Il ciclo di revisione della Governance è il ciclo PDCA di Deming: plan (pianificare una revisione nel Calendario delle revisioni), do (lavorare come descrive la casa dei processi), check (la revisione, con i segnali di qualità) e act (aggiornare e pubblicare di nuovo). Così la casa dei processi resta vicina alla pratica.